Die aktuelle Situation und der Umgang mit Covid-19 stellt viele Unternehmen auf eine harte Probe und das Management vor Herausforderungen, die bis vor Kurzem unvorstellbar waren. Es galt von heute auf morgen, den Arbeitsalltag neu zu gestalten und den Gegebenheiten flexibel anzupassen, um einen reibungslosen Betrieb auch während der Krise aufrechtzuerhalten. Insbesondere im Hinblick auf die Organisation der Zusammenarbeit.

Um auch in Zukunft handlungsfähig zu bleiben, stehen Manager und Personalverantwortliche in Unternehmen vor der besonderen Herausforderung, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stabil und zielgerichtet durch die Ausnahmesituation zu führen. Damit dies gelingen kann, bedarf es einer klaren und transparenten Kommunikation, die jeden einzelnen erreicht.

 

Klare Prozesse: Den Überblick in Krisenzeiten nicht verlieren

 

Feste Strukturen und klar definierte Prozesse erleichtern den Mitarbeitern die Arbeit im Home Office und helfen, Effektivität– auch über einen längeren Zeitraum hinweg – sicherzustellen. Routinen, wie beispielsweise online abgehaltenen „Daily Stand-ups“ oder „Weekly News“ schaffen Transparenz und fördern das Vertrauen der Mitarbeiter. Interne Supportprozesse bringen zusätzlich Sicherheit in die Abläufe und helfen bei der Priorisierung der Aufgaben.

Vielen fällt die Abgrenzung im Home Office schwer. Die Einhaltung von Ruhezeiten und Pausen ist daher von großer Bedeutung um einer „Always-on“ Mentalität entgegenzuwirken und somit physischen und psychischen Belastungen vorzubeugen. Führungskräfte werden ihrer Rolle als Vorbilder gerecht, indem sie beispielsweise wichtige Informationen nur im Rahmen der Kernarbeitszeiten kommunizieren.

 

Zielgerichtete Kommunikation und Transparenz: Mutig entscheiden und klar kommunizieren

 

Die Zeiten der einsamen Entscheidungen sind längst vorbei. In der aktuellen Arbeitswelt ist es wichtig, dass Führungskräfte ihre Teams in die Entscheidungsfindung einbeziehen. Die Berücksichtigung unterschiedlicher Perspektiven fördert die Entwicklung ausgewogener Lösungsansätze. Dabei gilt: Schnelligkeit vor Perfektion. Nicht alle Fragen können bis ins letzte Detail geklärt werden und auch diese Spannungen müssen Führungskräfte und Mitarbeiter aushalten.

Die täglichen Nachrichten überschlagen sich mit Spekulationen, Einschätzungen und immer wieder neuen Bewertungen der aktuellen Situation. Firmen müssen Auftragsstornierungen, Verzögerungen und Zahlungsausfälle hinnehmen. Schlechte Nachrichten sind in Bezug auf das eigene Unternehmen zu bewertet und einzuordnen. Kampfansagen und falsche oder nicht belastbare Versprechungen helfen nicht weiter. Verunsicherungen sollten trotz offenbleibender Fragen beseitigt werden. Prioritäten müssen neu gesetzt und Entscheidungen mutig umgesetzt werden. 

Der ruhige und besonnene Umgang mit wechselnden Situationen ist ein wichtiger Orientierungspunkt für Mitarbeiter in Krisenzeiten.

 

Stetige Präsenz: Fehlende physische Anwesenheit ausgleichen

 

Um die fehlende physische Präsenz zu kompensieren, sind starke Teams und Führungskräfte gefragt. Teams, die sich gegenseitig unterstützen und Führungskräfte, die den Teams den Rücken stärken mit allem, was in dieser Situation möglich ist. Dazu gehören regelmäßige Updates, Erläuterungen von Maßnahmen sowie Tools und Formate, um Feedback zu geben und zu erhalten und Fragen zu beantworten. 

Dabei darf, trotz stetiger Online-Präsenz von Führungskräften, nicht der Eindruck entstehen, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontrollieren zu wollen. Im Gegenteil – durch die Flexibilität des Home Office werden Freiräume geschaffen, in denen Zeiten individueller einteilen werden können als im Büro. Darüber hinaus können kreative Lösungen für herausfordernde Situationen im familiären Umfeld gefunden werden, welche auch über die Krise hinaus Bestand haben. Wichtig ist vor allem, dass Vorgesetzte ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern größtes Vertrauen entgegenbringen. Vertrauen auf Disziplin und Selbstorganisation, um den betrieblichen Belangen gerecht zu werden. 

Die Krise ist zwar eine große Herausforderung, gleichzeitig aber auch eine Chance, die zukünftige Arbeitsweise zu verbessern und die Beziehung innerhalb der Belegschaft, ortsunabhängig und über alle Hierarchien hinweg, zu kräftigen. Besonders jetzt ist Vertrauen die wichtigste Grundlage für die Zusammenarbeit.

 

Wirkung der Kommunikation: Feedback und Reflexion

 

Der Digital Workplace, insbesondere Intranet- und Kollaborations-Plattformen, spielen eine wichtige Rolle in der internen Kommunikation und somit auch im aktuellen Krisenmanagement. 

Um den Informationsfluss stets aufrechtzuerhalten, einen permanenten Austausch sicherzustellen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter überall mit Neuigkeiten bzgl. aktueller Entwicklungen oder strategischer Entscheidungen zu erreichen, ist die richtige Auswahl der Kommunikationskanäle sowie die der passenden Content-Formate essenziell.

Zur Optimierung und Sicherstellung, dass Informationen die richtige Zielgruppe erreichen, bedarf es einer exakten Analyse im Hinblick auf Öffnungsraten (Klickzahlen), Reaktionen (Kommentare, Likes und Shares), eingesetzter Devices etc..

Mit Hilfe von Workplace Analytics lassen sich Plattformen wie z.B. Intranets, Kollaborationstools und unternehmensspezifische Anwendungen analysieren und die Ergebnisse in Reports und Kennzahlen visualisieren. Auf dieser Basis erlangt das Management die höchstmögliche Transparenz bzgl. der Wirkung der Kommunikation und kann Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung ableiten, um auch in Zeiten des Home Office die Verbindung zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nie zu verlieren.

 

Fazit

 

Dezentrales und mobiles Arbeiten und Managen hat sich in den letzten Jahren zunehmend etabliert und ist heute, als Folge der Corona Pandemie, für viele Unternehmen von existenzieller Bedeutung. 

Der Digital Workplace ermöglicht den Zugriff auf Anwendungen, Workflows und Services, völlig zeit- und ortsunabhängig. Die Zusammenarbeit von Teams über verschiedene Standorte hinweg sowie die Kommunikation mit Partnern und Kunden wird dadurch erleichtert. Um die Vorteile des Digital Workplace noch effizienter zu nutzen, Informationen zielgerichteter auszusteuern und die soziale Kollaboration in der Belegschaft zu fördern, ist es wichtig, Erkenntnisse über die Wirkung der Kommunikation und das Userverhalten zu erlangen. Netmind Core liefert genau diese Erkenntnisse unter konsequenter Einhaltung der DSGVO, Compliance-Richtlinien und Mitbestimmungsregeln.

 

Autor

 

Siegfried Döring ist Geschäftsführer der Mindlab Solutions GmbH. Er hat das Unternehmen zum spezialisierten Workplace-Analytics-Anbieter mit Integration zu den führenden Intranet-, Kollaborations- und Wissensplattformen entwickelt. Durch über 30 Jahre Berufserfahrung in Fach- und Führungspositionen besitzt er ein tiefgreifendes Verständnis für Unternehmensprozesse in Marketing, Vertrieb, IT und Organisation

Weitere Information finden Sie unter Netmind Core und Siegfried Döring